English
العربية
نظام الحضور والانصراف TIMEeasy ..استثمر في وقتك وزد إنتاجية فريقك
هل تعاني من صعوبة في إدارة وقت حضور وانصراف موظفيك؟ هل تبحث عن نظام دقيق وفعال يعزز من إنتاجية فريقك؟ نظام الحضور والانصراف TIMEeasy من أعمال رقمية هو الحل الأمثل لتلبية احتياجاتك، يأتيك النظام بواجهة مستخدم سهلة وبمجموعة واسعة من الميزات، والأدوات التي تحتاجها لإدارة فريقك بكفاءة.
الإعدادات والتخصيص
يمكنك تخصيص نظام الحضور والانصراف TIMEeasy ليناسب احتياجات شركتك من خلال العديد من الإجراءات التي تسهل عليك سريان العمل بكفاءة ومنها:
- تجهيز البيانات: وهي إضافة بيانات الفروع، والأقسام، والرواتب، والسلم الوظيفي، فضلًا عن بيانات الكفلاء والجنسيات العاملة.
- تجهيز تقييمات الموظفين: عن طريق تحديد معايير التقييم وعناصره.
- تجهيز حافظة الدوام: ومن خلالها يتم تحديد أوقات الدوام، وأنواع الإجازات والعطلات الرسمية، وأوقات الحضور والمغادرة، وفترات السماح قبل الحضور
- تجهيز بيانات الشركة: من خلال تحديد الاسم والشعار وغير ذلك من معلومات تخص الشركة.
- تخصيص المظهر: ويقصد به اختيار ألوان البرنامج والخطوط.
- إدارة المستخدمين والصلاحيات: تحديد صلاحيات المستخدمين المختلفة من إمكانيات التعديل والحفظ والإدارة الشاملة لكل مستخدم.
- تحديد لغة البرنامج ونوع التاريخ: إذ يتيح لك نظام الحضور والانصراف TIMEeasy التبديل بين اللغة العربية والإنجليزية حسب رغبة المستخدم، فضلًا عن اختيار نوع التاريخ سواء الهجري أو الميلادي.
إدارة الموظفين خلال نظام الحضور والانصراف TIMEeasy
يُعد ملف الموظف هو قلب نظام الحضور والانصراف، إذ يتم تخزين جميع المعلومات الشخصية والوظيفية المتعلقة بكل موظف في ملف مخصص، وهو بمثابة سجل شامل يسهل عملية إدارة الموارد البشرية واتخاذ القرارات المتعلقة بالموظفين، ويحتوي ملف الموظف على:
- البيانات الأساسية: من الاسم الكامل، ورقم الهوية أو الجواز، وتاريخ الميلاد، والجنسية، والعنوان، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني، والراتب الأساسي، وعدد ساعات العمل اليومية، فضلًا عن المسمى الوظيفي، والقسم، وتاريخ التعيين، وغيرها من المعلومات الخاصة بالموظف.
- فترات الدوام: وهي ساعات العمل اليومية للموظف، وفترات الراحة، وأيام العمل الأسبوعية، فضلًا عن العطلات السنوية، والإجازات المرضية.
- البدلات والخصومات: وهي البدلات الثابتة بخلاف الأجر الأساسي من بدل المواصلات، وبدل السكن، وبدل الغذاء، وكذلك الخصومات (مثل التأمينات الاجتماعية، أو الضرائب).
- المستندات الحكومية: وتشمل على نسخة من المؤهلات الدراسية، وشهادة الميلاد، وصورة شخصية، وعقد العمل، والهوية الوطنية لمعرفة ما إذا شارفت أحد المستندات على انتهاء صلاحيتها.
- بيانات المرافقين: ومن خلالها يتم تعيين عدد المرافقين للموظف وبياناتهم المختلفة ومستنداتهم بحيث يتم معرفة أيضًا ما إذا كانت إحداها شارفت على الانتهاء.
- المرفقات: وهي نافذة يتم من خلالها حفظ والاطلاع على أي مستند أو صورة قدمها الموظف.
- مستحقات الموظف: وهي نافذة بمثابة كشف الراتب له، ويتم تحديدها عن طريق إقفال الحافظة الشهرية للدوام، بحيث تظهر لنا الراتب الأساسي، وعدد ساعات الدوام، وسعر الساعة، فضلًا عن ساعات الحضور الفعلي، والغياب والاستئذان، والعمل الإضافي، وكذلك الخصومات، ليظهر لنا في النهاية صافي الراتب.
ويمكننا أن نجمل أهمية هذا الملف في:
- دعم دقة الحسابات: إذ يساعدك في حساب الرواتب بدقة، بما في ذلك البدلات والخصومات.
- تسهيل الإجراءات الروتينية: مثل إعداد كشوف الرواتب، وإدارة الإجازات.
- اتخاذ قرارات التوظيف والتطوير: إذ يساعدك في تقييم أداء الموظفين واتخاذ قرارات الترقية أو الفصل.
- الامتثال للقوانين: لأنه يساعد في التأكد من الامتثال للقوانين العمالية والضريبية ووجود المستندات الصحيحة الصالحة للموظفين.
- توفير سجل تاريخي: إذ يحتفظ الملف بسجل كامل لمسيرة الموظف في الشركة، بما يساعدك في اتخاذ قرارات صحيحة بشأن مستقبله المهني، فضلًا عن تحديد احتياجاته التدريبية، وتخطيط التدرج الوظيفي المناسب له.
إدارة الحضور والانصراف
يُعتبر سجل الحضور والانصراف بمثابة دفتر يوميات رقمي يسجل بدقة أوقات دخول وخروج الموظفين من العمل، وهو سجل لا يقتصر على مجرد تسجيل الأوقات، بل يتعدى ذلك ليقدم مجموعة واسعة من المعلومات والبيانات التي تساعد في إدارة الموارد البشرية بكفاءة وفاعلية، إذ يمكنك هذا السجل من:
- التأكد من دقة حساب الأجور: وذلك بناءً على ساعات العمل الفعلية لكل موظف، مما يضمن حقوق الموظفين والشركة.
- تقييم الأداء: من خلال تحليل معدلات الغياب والتأخير والحضور الفعلي.
- تحسين الانضباط: عن طريق تتبع أوقات الحضور والانصراف بدقة لجميع الموظفين.
- تخطيط الموارد البشرية: وذلك بما يوفره من بيانات دقيقة حول احتياجات القوى العاملة، ومدى وملاءمتها للأعمال داخل الشركة.
- الامتثال للقوانين: يساعدك في الالتزام بالقوانين العمالية المتعلقة بساعات العمل والإجازات.
ويتكون سجل الحضور والانصراف من:
- شاشة الحضور والانصراف: والتي يتم تعبئتها بعدة طرق:
- أجهزة البصمة: حيث يقوم الموظف بوضع بصمته على الجهاز لتسجيل دخوله أو خروجه مباشرة.
- الإدخال اليدوي: في بعض الحالات البسيطة، يمكن تسجيل الحضور والانصراف يدويًا في البرنامج.
- استيراد ملف TEXT من على جهاز الكمبيوتر مسجلًا به الحضور والانصراف.
- التاريخ والوقت: إذ يتم تسجيل التاريخ والوقت الدقيق لكل عملية دخول وخروج.
- سبب الغياب (إن وجد): يتم تسجيل سبب الغياب في حالة غياب الموظف عن العمل.
- الملاحظات: يمكن إضافة أي ملاحظات إضافية حول الحضور والانصراف.
- الاستثناءات والإجازات: وعن طريقه يتم تحديد أيام الإجازات للموظف، مع تحديد نوع الإجازة سواء أسبوعية أو مرضية، وعدد أيامها.
- الحافظة اليومية والشهريّة للدوام: وهي شاشة معالجة بيانات الحضور والانصراف بما يتوافق مع البيانات التي نقوم بتجهيزها في بداية العمل بالنظام، والتي أوضحناها في بداية المقال تحت عنوان "الإعدادات والتخصيص"، وتتكون من:
- الحافظة اليومية: وهي تعرض تفاصيل حضور وانصراف الموظفين في يوم معين، بما في ذلك ساعات العمل، والتأخير، والعمل الإضافي.
- الحافظة الشهرية: وتلخص بيانات الحضور والانصراف للموظف خلال شهر كامل، وتوفر تقريرًا شاملاً بأداء الموظف.
التقارير
التقارير هي الناتج النهائي لأي نظام حضور وانصراف، فهي توفر لك نظرة شاملة ودقيقة على أداء الموظفين، وتساعدك في اتخاذ قرارات صحيحة بشأن إدارة الموارد البشرية، إذ من خلال التقارير، يمكنك:
- تقييم أداء الموظفين: ومعرفة من هم الموظفون الأكثر انتظامًا ومن هم الأكثر تأخرًا.
- حساب الأجور بدقة: التأكد من أن رواتب الموظفين محسوبة بشكل صحيح بناءً على ساعات العمل الفعلية.
- تخطيط الموارد البشرية: تحديد الاحتياجات المستقبلية من القوى العاملة.
- تحليل التكاليف: حساب تكاليف العمالة بدقة.
- الامتثال للقوانين: التأكد من الالتزام بالقوانين العمالية.
ويمكنك نظام الحضور والانصراف من عرض عددًا من التقارير تشمل:
- تقارير الحافظة اليومية: وهي تقارير توفر تفاصيل عن حضور وانصراف كل موظف في يوم معين، وتشمل وقت الدخول، وقت الخروج، عدد ساعات العمل، التأخيرات، الإجازات.
- تقارير الحافظة الشهرية: وهي تقارير تلخص بيانات الحضور والانصراف للموظف خلال شهر كامل، وتشمل على إجمالي ساعات العمل، عدد أيام الغياب، متوسط وقت التأخير.
- تقارير رواتب الموظفين: تقارير تحسب الأجور المستحقة لكل موظف بناءً على ساعات العمل والبدلات والخصومات، ويمكن تصديرها بصيغة قابلة للقراءة (مثل Excel) لتسهيل عملية الدفع.
- تقارير تقييم الموظفين: وهي تقارير تساعدك في تقييم أداء الموظفين بناءً على معايير محددة.
- تقارير الإجازات: تتبع جميع أنواع الإجازات (سنوية، مرضية، وغيرها) ، وتساعدك في التحكم في عدد أيام الإجازات المستحقة لكل موظف.
- تقارير الترقيات: وهي تقارير تعرض الموظفين المستحقين للترقيات بناء على معايير تم تحديدها مسبقًا.
بذلك يقدم لك نظام الحضور والانصراف TIMEeasy من أعمال رقمية، مجموعة من الأدوات القوية التي تساعدك على تحسين إدارة حضور وانصراف الموظفين، فهو ليس مجرد أداة لتسجيل الحضور والانصراف، بل هو شريكك في بناء فريق عمل متميز ومنتج.
