الفاتورة الالكترونية : دليل الشركات للتحول الرقمي
أصبحت الفاتوره الالكترونية جزءًا أساسيًا من إدارة المبيعات والحسابات في السعودية، ولم يعد إصدار فاتورة ورقية أو إعدادها يدويًا عبر Word أو Excel كافيًا للامتثال لمتطلبات الفاتورة الالكترونية. تحتاج المنشأة إلى حل تقني منظم يُصدر الفواتير والإشعارات المرتبطة بها، ويحفظها بالصيغة المطلوبة، ويدعم الربط مع منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عندما تدخل المنشأة ضمن المرحلة الثانية.
ولا يقتصر التحول إلى الفوترة الإلكترونية على تغيير شكل الفاتورة، بل يشمل تنظيم بيانات العملاء والمبيعات والضرائب وتأمين التسلسل المحاسبي للفواتير وإدارة المرتجعات والتعديلات وتهيئة أجهزة الكاشير والفروع.
يشرح هذا الدليل ماهي الفاتوره الالكترونية وأنواعها ومكوناتها والأطراف الملزمة بها وكيفية التسجيل والربط وإصدار الفاتورة بالإضافة إلى كيفية بناء رمز QR وتجنب الأخطاء التقنية الشائعة وايضاً اختيار برنامج الفاتورة الإلكترونية المناسب لنشاطك.
ما هي الفاتوره الالكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة تُصدر وتُحفظ بصيغة إلكترونية منظمة من خلال نظام إلكتروني وتحتوي على عناصر الفاتورة الضريبية المطلوبة، ولا تُعد الفاتورة المكتوبة يدويًا، أو الصورة الممسوحة لفاتورة ورقية، أو الفاتورة المعدة في برنامج تحرير نصوص ثم تحويلها إلى PDF فاتورة إلكترونية مستوفية لمفهوم المنظومة.
ويتمثل معنى الفاتوره الالكترونيه في تحويل إصدار الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة من عملية ورقية أو يدوية إلى عملية إلكترونية منظمة، تسمح بإنشاء البيانات ومعالجتها وحفظها وتبادلها بين البائع والمشتري وفق تنسيق تقني محدد.
وتشمل منظومة الفوترة الإلكترونية ثلاثة عناصر مترابطة:
- الفاتورة أو الإشعار الإلكتروني.
- النظام أو الجهاز الذي أصدر المستند.
- آليات الحفظ والأمان والربط مع منصة فاتورة عند تطبيق المرحلة الثانية.
ولا يكفي أن ينتج برنامج الفاتوره الالكترونيه تصميمًا منظما أو ملف PDF، بل يجب أن يحفظ بيانات الفاتورة بطريقة منظمة ويحمي تسلسل الفواتير ويمنع التعديل أو الحذف غير النظامي ويدعم المتطلبات الفنية التي تنطبق على المنشأة.
اكتشف: نظام محاسبي معتمد ضمن قائمة مزودي خدمات الفوترة الالكترونية
أنواع الفواتير الإلكترونية
تنقسم الفواتير الإلكترونية في السعودية إلى نوعين أساسيين: الفاتورة الضريبية، والفاتورة الضريبية المبسطة. ويعتمد النوع المستخدم غالبًا على طبيعة العميل والمعاملة، وليس على حجم المنشأة فقط.
الفاتورة الضريبية
الفاتورة الضريبية هي الفاتورة التي تصدر عند إجراء معاملة بين منشأة ومنشأة أخرى، وتحتوي على بيانات البائع والمشتري والعناصر الضريبية وتفاصيل التوريد المطلوبة.
ومن البيانات المهمة فيها:
- اسم المنشأة البائعة وعنوانها.
- رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للبائع.
- اسم المشتري وبياناته المطلوبة.
- الرقم الضريبي للمشتري عند انطباق ذلك.
- تاريخ إصدار الفاتورة.
- الرقم التسلسلي.
- وصف السلع أو الخدمات.
- الكمية وسعر الوحدة.
- الخصومات إن وجدت.
- القيمة الخاضعة للضريبة.
- نسبة وقيمة الضريبة.
- المجموع قبل الضريبة وبعدها.
وفي مرحلة الربط والتكامل تخضع الفاتورة الضريبية لآلية الاعتماد التابعة لهيئة الزكاة والدخل قبل مشاركتها مع العميل وفق المتطلبات المطبقة على المكلف.
الفاتورة الضريبية المبسطة
الفاتورة الضريبية المبسطة هي الفاتورة التي تصدر عند البيع من منشأة إلى فرد، ولذلك تُستخدم بصورة واسعة في المحلات والسوبرماركت والمطاعم والكافيهات والصيدليات وغيرها من أنشطة البيع المباشر.
وتتضمن عادةً:
- عنوان الفاتورة.
- اسم البائع.
- الرقم الضريبي للبائع.
- تاريخ ووقت الإصدار.
- الرقم التسلسلي.
- تفاصيل المنتجات أو الخدمات.
- قيمة الضريبة.
- إجمالي الفاتورة شاملًا الضريبة.
- رمز الاستجابة السريعة QR Code.
وفي المرحلة الثانية يجب إصدار الفاتورة المبسطة من حل تقني تمت تهيئته، ثم إرسال بياناتها بصيغة XML إلى نظام الفوترة التابع لهيئة الزكاة والدخل خلال مدة لا تتجاوز 24 ساعة من إصدارها.
| عنصر المقارنة | الفاتورة الضريبية | الفاتورة الضريبية المبسطة |
|---|---|---|
| الاستخدام الشائع | المعاملات بين المنشآت B2B | المعاملات بين المنشأة والفرد B2C |
| بيانات المشتري | مطلوبة بصورة أكثر تفصيلًا | لا تُطلب جميع تفاصيل المشتري عادةً |
| الاستخدام في المحلات | أقل شيوعًا في البيع المباشر للأفراد | الأكثر شيوعًا في التجزئة والمطاعم |
| آلية المرحلة الثانية | الاعتماد قبل مشاركتها مع العميل | الإبلاغ عنها خلال المدة المحددة |
| رمز QR | يُعالج وفق متطلبات المرحلة والنظام | عنصر رئيسي في الفاتورة المبسطة |
| الإشعارات المرتبطة | إشعار دائن أو مدين من النوع نفسه | إشعار مبسط مرتبط بالفاتورة الأصلية |
ولهذا تحتاج الفاتوره الالكترونيه للمحلات إلى برنامج نقاط بيع يدعم إصدار الفاتورة المبسطة من كل جهاز كاشير، مع تسجيل الجهاز وإدارة الفروع وتسلسل الفواتير والإبلاغ عنها بطريقة صحيحة.
مكونات الفاتوره الالكترونية
تختلف مكونات الفاتورة الإلكترونية باختلاف نوع الفاتورة ومرحلة التطبيق وطبيعة المعاملة، إلا أن الفاتورة يجب أن تتضمن بيانات تعريفية وتجارية وضريبية وتقنية تسمح بفهم المعاملة والتحقق منها.
ومن أهم المكونات:
بيانات البائع
تشمل اسم المورد وعنوانه ورقم تسجيله في ضريبة القيمة المضافة وأي بيانات تعريفية أخرى مطلوبة بحسب نوع الفاتورة.
بيانات المشتري
تكون بيانات المشتري أكثر تفصيلًا في الفاتورة الضريبية، مثل الاسم والعنوان والرقم الضريبي .
أما الفاتورة المبسطة فلا تتطلب عادةً البيانات التفصيلية نفسها، مع وجود حالات خاصة قد تستلزم بيانات إضافية.
بيانات الفاتورة
تشمل:
- نوع المستند.
- الرقم التسلسلي.
- تاريخ ووقت الإصدار.
- تاريخ التوريد عند اختلافه.
- العملة المستخدمة.
- طريقة الدفع عند الحاجة.
تفاصيل التوريد
تتضمن وصف كل سلعة أو خدمة والكمية ووحدة القياس وسعر الوحدة والخصومات أو الإضافات بالإضافة الى القيمة الخاضعة للضريبة.
بيانات ضريبة القيمة المضافة
توضح:
- فئة الضريبة ونسبتها
- قيمة الضريبة لكل فئة
- المجموع الخاضع للضريبة
- إجمالي الضريبة
- إجمالي الفاتورة شاملًا الضريبة
البيانات التقنية
تشمل بحسب المرحلة ونوع الفاتورة:
- رمز الاستجابة السريعة.
- رقم التعريف الموحد عالميًا UUID.
- عداد الفاتورة.
- دالة تشفير الفاتورة السابقة.
- ختم التشفير.
- بيانات ملف XML.
- معرف الحل أو الجهاز المهيأ.
وتوضح المواصفات الرسمية أن الحقول الإلزامية لا تتطابق بالكامل بين كل أنواع الفواتير، لذلك يجب ألا تعتمد المنشأة على قالب ثابت منقول من منشأة أخرى، بل على نظام محاسبي متكامل يحدد الحقول وفق نوع المستند والمعاملة.
الأطراف الملزمة بإصدار الفاتورة الإلكترونية
تُطبق الفوترة الإلكترونية على الأشخاص المقيمين في المملكة والخاضعين لضريبة القيمة المضافة، وعلى العميل أو الطرف الثالث الذي يُصدر فاتورة ضريبية نيابة عن المورد الخاضع للضريبة.
ويشمل ذلك، عند توافر شروط الخضوع:
- الشركات.
- المؤسسات الفردية.
- المتاجر والمحلات.
- المطاعم والكافيهات.
- مقدمي الخدمات.
- المتاجر الإلكترونية.
- المنشآت التي تدير فروعًا أو نقاط بيع.
- الأطراف التي تصدر الفواتير نيابةً عن المورد.
أما الشخص الخاضع للضريبة غير المقيم في المملكة، فهو خارج نطاق الالتزام بإصدار الفواتير الإلكترونية وفق النطاق الموضح في الدليل التفصيلي.
ولا يعتمد الالتزام على الشكل القانوني وحده، فكون النشاط مؤسسة فردية لا يعفيه تلقائيًا، بمعنى ان العامل الحاسم هو وضع المكلف الضريبي وطبيعة المعاملة وكونه داخل نطاق لائحة الفوترة الإلكترونية.
كما أن انضمام المنشأة إلى المرحلة الثانية لا يحدث لجميع المنشآت في تاريخ واحد، بل تنفذه الهيئة على مجموعات، وتُشعر المكلف المستهدف قبل موعد الربط المحدد له بستة أشهر على الأقل.
أهداف تطبيق الفاتوره الالكترونية
تهدف الفوترة الإلكترونية إلى تطوير عملية إصدار الفواتير وحفظها وتحسين جودة البيانات والامتثال من اجل دعم التحول الرقمي في المعاملات التجارية.
ومن أهدافها:
- تقليل الاعتماد على الفواتير الورقية.
- خفض أخطاء الإدخال اليدوي.
- تحسين المحاسبة وحفظ الدفاتر.
- تسهيل توثيق المعاملات ومراجعتها.
- زيادة موثوقية بيانات المبيعات والضرائب.
- تحسين حماية المستهلك.
- تعزيز المنافسة العادلة.
- الحد من المعاملات غير الموثقة.
- رفع مستوى الامتثال للالتزامات الضريبية.
- دعم التحول الرقمي وفق استراتيجيات المملكة.
- تسهيل الربط بين الفواتير والأنظمة المحاسبية.
- تحسين القدرة على اكتشاف العمليات غير الطبيعية.
ويفيد تطبيق نظام الفاتوره الالكترونيه المنشأة داخليًا أيضًا، إذ يمكن ربط كل فاتورة بحساب العميل والمخزون وطريقة الدفع والفرع وموظف المبيعات، بدلًا من حفظها كمستند منفصل لا ينعكس مباشرة على التقارير.
مراحل تطبيق الفاتوره الالكترونية في السعودية
طُبقت الفوترة الإلكترونية في السعودية على مرحلتين رئيسيتين: مرحلة الإصدار والحفظ، ثم مرحلة الربط والتكامل مع منصة فاتورة.
| المرحلة | تاريخ بدء التطبيق | الالتزام الرئيسي |
|---|---|---|
| المرحلة الأولى | 4 ديسمبر 2021 | إصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا |
| المرحلة الثانية | بدأت مرحليًا في 1 يناير 2023 | ربط النظام بمنصة فاتورة وتطبيق المتطلبات التقنية الإضافية |
وتُطبق المرحلة الثانية على مجموعات تحددها الهيئة وفق معاييرها، ولا تنتظر المنشأة انتهاء جميع المجموعات؛ بل تلتزم بالموعد الوارد في الإشعار الموجه إليها.
جاهز لتجربة النظام؟
ابدأ نسختك التجريبية المجانية أو تحدث مع فريق المبيعات لمساعدتك في اختيار الحل المناسب.
الفاتوره الالكترونية المرحلة الأولى: الإصدار والحفظ
بدأت المرحلة الأولى في 4 ديسمبر 2021، وألزمت الأشخاص الخاضعين للائحة بالتوقف عن استخدام الفواتير المكتوبة يدويًا أو المعدة عبر برامج النصوص والجداول بصورة لا تحقق متطلبات الفوترة الإلكترونية.
وتتطلب هذه المرحلة:
- استخدام حل تقني متوافق.
- إصدار الفواتير والإشعارات إلكترونيًا.
- تضمين العناصر الإلزامية.
- حفظ الفواتير بطريقة إلكترونية.
- وجود رقم تسلسلي واضح.
- تضمين رمز QR في الفواتير المبسطة.
- منع حذف الفاتورة أو تعديلها بعد الإصدار.
- إصدار إشعار دائن أو مدين عند الحاجة إلى التصحيح.
- حماية بيانات الدخول وسجل العمليات.
ولا تتطلب المرحلة الأولى وحدها ربط النظام مباشرةً بمنصة فاتورة، لكنها تتطلب الجاهزية الأساسية وإصدار المستندات إلكترونيًا وفق نوع الفاتورة.
الفاتوره الالكترونية المرحلة الثانية: الربط والتكامل الإلكتروني
بدأ تطبيق المرحلة الثانية على مجموعات اعتبارًا من 1 يناير 2023، وتتطلب ربط حلول الفوترة الخاصة بالمكلف بمنصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
وتضيف المرحلة الثانية متطلبات، منها:
- تهيئة كل وحدة أو جهاز إصدار.
- الحصول على معرف ختم التشفير.
- إصدار المستندات بصيغة XML أو PDF/A-3 متضمنًا XML وفق الاستخدام.
- تضمين UUID.
- تضمين دالة التشفير والبيانات الأمنية.
- ربط تسلسل الفواتير.
- تطبيق ختم التشفير في الحالات المطلوبة.
- اعتماد الفواتير الضريبية القياسية.
- الإبلاغ عن الفواتير المبسطة خلال 24 ساعة.
- استخدام رمز QR المطور.
- القدرة على الاتصال بمنصة فاتورة عبر واجهات API.
وفي الفواتير القياسية تتم عملية الاعتماد قبل مشاركة الفاتورة، بينما تُصدر الفاتورة المبسطة للعميل ثم تُرفع إلى المنصة خلال المدة المحددة.
لماذا الالتزام بمرحلتي الفاتوره الالكترونية مهم؟
الالتزام بالمرحلة الأولى لا يعفي المنشأة من المرحلة الثانية عندما تتلقى إشعار الربط، كما أن الاستعداد للمرحلة الثانية دون ضبط الإصدار والحفظ الأساسي لا يحقق الامتثال الكامل.
وتكمن أهمية الالتزام في:
- تجنب إصدار فواتير غير مستوفية.
- المحافظة على تسلسل الفواتير.
- حماية بيانات المنشأة والعملاء.
- تقليل احتمالات رفض المستندات.
- ضمان إصدار الإشعارات بصورة صحيحة.
- توحيد أجهزة الكاشير والفروع.
- تسهيل المراجعة الضريبية والمحاسبية.
- تجنب توقف المبيعات بسبب ضعف جاهزية النظام.
- تقليل الحاجة إلى تعديل النظام بصورة عاجلة عند حلول موعد الربط.
وتتضمن تصنيفات المخالفات حالات مثل عدم إصدار الفواتير خلال المدد النظامية أو حذفها وتعديلها بعد إصدارها، أو عدم حفظها، أو عدم مشاركتها مع الهيئة، أو إغفال الحقول المطلوبة ورمز QR.
لذلك ينبغي ألا تنتظر الشركة الأيام الأخيرة قبل موعد الربط، خاصةً إذا كانت تدير عدة فروع أو أجهزة كاشير أو تكاملات مع متجر إلكتروني ونقاط بيع.
كيفية التسجيل في الفاتورة الالكترونية
لا تعني كيفية التسجيل فى الفاتورة الالكترونية إنشاء حساب منفصل لكل منشأة لمجرد بدء المرحلة الأولى. تبدأ العملية من تسجيل المنشأة ضريبيًا عند انطباق شروط التسجيل، واستخدام نظام فوترة إلكتروني متوافق مثل نظام Digital pro المحاسبي.
أما تهيئة الربط مع منصة فاتورة فتتم عند دخول المنشأة ضمن المرحلة الثانية.
ويمكن توضيح العملية كالتالي:
- التأكد من حالة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة.
- مراجعة بيانات المنشأة والرقم الضريبي والعنوان.
- اختيار برنامج فواتير إلكترونية متوافق.
- إعداد بيانات الفواتير والضرائب والفروع.
- إصدار الفواتير إلكترونيًا وفق المرحلة الأولى.
- متابعة إشعارات الهيئة الخاصة بمرحلة الربط.
- الدخول إلى منصة فاتورة عند استهداف المنشأة.
- تهيئة وحدات وأجهزة إصدار الفواتير.
- اختبار الامتثال قبل التشغيل الفعلي.
- متابعة حالات القبول والتحذير والرفض.
وعند تهيئة الجهاز في منصة فاتورة يدخل المكلف باستخدام بياناته المعتمدة ويختار تهيئة وحدة أو جهاز جديد، ثم يُصدر كلمة مرور لمرة واحدة OTP.
تكون كلمة المرور صالحة لمدة ساعة، ويجب إدخالها في وحدة الحل التقني خلال هذه المدة.
وتختلف الخطوات التقنية التفصيلية بحسب البرنامج المستخدم؛ لذلك ينفذها مقدم الحل عادةً بالتعاون مع مسؤول المنشأة، لكن تظل المنشأة مسؤولة عن صحة بياناتها والتأكد من تهيئة جميع الأجهزة التي تصدر الفواتير.
متطلبات إصدار الفاتوره الالكترونية في السعودية
يتطلب إصدار فاتورة إلكترونية استخدام برنامج أو نظام لا يحتوي على الوظائف المحظورة، ويستطيع إنشاء الفاتورة وحفظها وحمايتها ومشاركتها وفق المرحلة المطبقة.
ومن أهم المتطلبات العملية:
- إصدار الفاتورة من نظام إلكتروني معتمد.
- تضمين جميع الحقول الإلزامية.
- تحديد نوع الفاتورة بصورة صحيحة.
- استخدام رقم فريد ومتسلسل.
- تسجيل التاريخ والوقت بدقة.
- احتساب الضريبة بطريقة صحيحة.
- تضمين بيانات البائع والمشتري المطلوبة.
- عرض تفاصيل المنتجات أو الخدمات.
- تضمين QR Code عند انطباقه.
- حفظ الفواتير والإشعارات.
- منع الحذف والتعديل المباشر بعد الإصدار.
- إصدار إشعار دائن أو مدين للتصحيحات.
- حماية حسابات المستخدمين.
- الاحتفاظ بسجل للعمليات.
- دعم XML والمتطلبات الأمنية في المرحلة الثانية.
- ربط الأجهزة بمنصة فاتورة عند استهداف المنشأة.
- الإبلاغ عن الأعطال عبر الوسائل المحددة عند حدوثها.
كما يجب ألا يسمح الحل بالدخول دون بيانات اعتماد آمنة، أو بإعادة ضبط عداد الفواتير أو تغيير التسلسل، أو تعديل وقت الجهاز بطريقة تؤثر في الفواتير، أو استخراج مفتاح ختم التشفير لاستخدامه في جهاز آخر.
مراحل ربط الفاتورة الالكترونية
يتم ربط الفاتورة الإلكترونية من خلال تهيئة النظام والأجهزة واختبار الامتثال والحصول على بيانات الإنتاج، ثم بدء إرسال الفواتير أو اعتمادها وفق نوعها.
وتشمل المراحل العملية:
- استلام إشعار الهيئة
تتحقق المنشأة من موعد الربط المحدد لها والفروع والكيانات التي يشملها الإشعار.
- تحديث الحل التقني
يجب التأكد من أن برنامج الفوترة يدعم XML ومتطلبات الأمان والربط وQR المطور.
- مراجعة بيانات المنشأة
تُراجع الأسماء والعناوين والرقم الضريبي والفروع وأجهزة الكاشير وأنواع الفواتير.
- الدخول إلى منصة فاتورة
يدخل المكلف باستخدام بياناته المسجلة، ثم يصل إلى وظائف تهيئة الأجهزة والوحدات.
- إنشاء كلمة مرور لمرة واحدة
يحدد المكلف عدد الوحدات التي يريد تهيئتها ويولد OTP صالحًا لمدة ساعة.
- تهيئة كل جهاز أو وحدة
تُدخل كلمة المرور في الحل التقني، ويُنشأ طلب بيانات اعتماد الامتثال وتُربط الوحدة بالمنصة.
- اختبار الامتثال
يُرسل النظام نماذج الفواتير والإشعارات المطلوبة لاختبار قواعد التحقق.
- الحصول على بيانات الإنتاج
بعد نجاح الاختبارات يحصل الحل على معرف ختم التشفير الخاص بالإنتاج وفق رحلة التهيئة.
- بدء الاعتماد أو الإبلاغ
تُرسل الفاتورة القياسية للاعتماد، بينما يتم الإبلاغ عن الفاتورة المبسطة خلال 24 ساعة.
- مراجعة نتائج الإرسال
تعرض منصة فاتورة المستندات المقبولة والمقبولة مع تحذيرات والمرفوضة ويمكن استخراج تقارير بالأخطاء والتحذيرات.
ويجب تهيئة كل وحدة إصدار فعلية حسب بنية النظام، فلا يُفترض أن تهيئة جهاز واحد تغطي تلقائيًا جميع أجهزة الفروع.
كيفية استخرج الفاتوره الإلكترونيه؟
يتم استخراج الفاتورة الإلكترونية من خلال برنامج فوترة أو نظام محاسبي مهيأ، وليس من خلال كتابة البيانات يدويًا ثم حفظها في ملف.
وتتبع طريقه عمل الفاتوره الالكترونيه الخطوات التالية:
- تسجيل الدخول إلى النظام.
- اختيار نوع الفاتورة: ضريبية أو مبسطة.
- اختيار العميل أو إدخال بياناته المطلوبة.
- إضافة السلع أو الخدمات.
- إدخال الكميات والأسعار.
- تطبيق الخصومات المسموح بها.
- مراجعة فئات ونسب ضريبة القيمة المضافة.
- تحديد طريقة الدفع.
- مراجعة إجمالي الفاتورة.
- إصدار الفاتورة من النظام.
- تنفيذ الاعتماد أو الإبلاغ بحسب النوع والمرحلة.
- مشاركة النسخة القابلة للقراءة مع العميل.
- حفظ ملف الفاتورة والسجلات المرتبطة بها.
وفي حالة استخدام نظام محاسبي، يمكن أن ترتبط الفاتورة بعملية البيع والمخزون وحساب العميل وطريقة الدفع والتقارير بدلًا من إصدار مستند منفصل عن الحسابات.
أما المنشآت التي تحتاج إلى الوصول إلى الحسابات والفواتير من مواقع مختلفة، فيمكنها مراجعة خصائص نظام محاسبي سحابي والتحقق من ملاءمته لعدد الفروع والمستخدمين وطريقة إصدار الفواتير.
كيفية بناء رمز الاستجابة السريع QR Code
يُبنى رمز QR في الفاتورة الإلكترونية من بيانات محددة، تُرتب وفق صيغة Tag-Length-Value المعروفة اختصارًا بـ TLV، ثم تُشفّر إلى Base64 ويُنشأ منها رمز قابل للمسح.
ويتكون TLV من:
- Tag: رقم الحقل.
- Length: طول قيمة الحقل بعد ترميزها.
- Value: القيمة الفعلية للحقل.
في المرحلة الأولى يتضمن الرمز الحقول الخمسة الأساسية:
| رقم Tag | البيانات |
|---|---|
| 1 | اسم البائع |
| 2 | رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للبائع |
| 3 | تاريخ ووقت إصدار الفاتورة |
| 4 | إجمالي الفاتورة شاملًا الضريبة |
| 5 | إجمالي ضريبة القيمة المضافة |
وفي متطلبات المرحلة الثانية تُضاف الحقول الأمنية التالية:
| رقم Tag | البيانات |
|---|---|
| 6 | دالة تشفير ملف XML |
| 7 | توقيع ECDSA لدالة التشفير |
| 8 | المفتاح العام ECDSA |
| 9 | توقيع الجهة التقنية لدى الهيئة للمفتاح العام لختم التشفير في الفواتير المبسطة وإشعاراتها |
وتوضح المواصفات أن كل Tag وطول يُخزنان وفق البنية المحددة، وأن ترتيب البيانات والترميز إلى UTF-8 وBase64 يجب أن يتم بدقة.
ولا يُنصح بأن ينشئ المستخدم رمز QR يدويًا، فالمفترض أن ينشئه برنامج الفاتورة الإلكترونية تلقائيًا من البيانات الفعلية داخل ملف الفاتورة. إنشاء صورة QR تحتوي على نص عادي أو رابط الموقع لا يجعل الفاتورة متوافقة.
كما يمكن التحقق من محتوى الرمز باستخدام الأدوات التي توفرها الهيئة، لكن نجاح مسح الرمز لا يعني وحده أن جميع عناصر الفاتورة صحيحة؛ إذ يجب أن يجتاز المستند بقية قواعد الامتثال.
جاهز لتجربة النظام؟
ابدأ نسختك التجريبية المجانية أو تحدث مع فريق المبيعات لمساعدتك في اختيار الحل المناسب.
الأخطاء الشائعة عند اصدار الفاتورة في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية
قد تبدو الفاتورة صحيحة بصريًا، لكنها تُرفض أو تُعد غير مستوفية بسبب نقص حقل إلزامي أو خطأ في بيانات الضريبة أو بنية XML أو QR Code.
ومن الأخطاء الشائعة:
- اختيار نوع فاتورة غير مناسب.
- استخدام بيانات ضريبية قديمة.
- عدم تسجيل جميع أجهزة الكاشير.
- وجود تسلسل منفصل غير مهيأ.
- تعديل الفاتورة بعد إصدارها.
- عدم الإشارة إلى الفاتورة الأصلية في الإشعار.
- إرسال الفاتورة المبسطة بعد المدة المحددة.
- عدم مراجعة رسائل التحذير والرفض.
- اعتبار ملف PDF وحده فاتورة إلكترونية منظمة.
- إنشاء QR لا يعكس بيانات الفاتورة الفعلية.
كتابة عنوان خاطئ بالفاتورة
يجب كتابة عنوان المستند بما يعكس نوعه الصحيح، مثل «فاتورة ضريبية» أو «فاتورة ضريبية مبسطة». استخدام عنوان عام أو اختيار نوع غير متوافق مع المعاملة قد يؤدي إلى نقص العناصر المرتبطة بذلك النوع.
كما يجب التفرقة بين:
- الفاتورة الأصلية.
- الإشعار الدائن.
- الإشعار المدين.
- الفاتورة الضريبية القياسية.
- الفاتورة المبسطة.
ويجب أن يتبع الإشعار نوع الفاتورة الأصلية التي يصححها.
عدم إضافة رقم تسجيل القيمة المضافة
يُعد رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للبائع من البيانات الأساسية، ويجب إدخاله بصورته الصحيحة في إعدادات المنشأة، حتى ينتقل تلقائيًا إلى الفواتير وQR وملف XML.
وفي الفاتورة الضريبية قد يلزم رقم المشتري الضريبي عند انطباق المتطلبات. ويجب ألا يُكتب رقم السجل التجاري أو الرقم المميز بدلًا من رقم ضريبة القيمة المضافة.
وتتضمن قواعد XML التحقق من صيغة الرقم الضريبي السعودي، بما في ذلك عدد الخانات ومتطلبات البداية والنهاية.
عدم توافر تفاصيل عملية البيع
يجب ألا تقتصر الفاتورة على المجموع النهائي فقط، بل توضح السلع أو الخدمات والكميات والأسعار والخصومات والضريبة والإجماليات المطلوبة.
ومن الأخطاء:
- استخدام وصف عام مثل (مبيعات) لجميع الأصناف.
- عدم توضيح الكمية.
- إدخال قيمة الضريبة دون القيمة الخاضعة لها.
- تجاهل الخصومات.
- عدم الفصل بين فئات الضريبة.
- عدم إضافة سبب الإعفاء أو النسبة الصفرية عند الحاجة.
- اختلاف الإجمالي المرئي عن بيانات XML.
ويُفضل ربط الفاتورة بقاعدة منتجات وخدمات منظمة، حتى لا يكتب كل موظف الوصف والضريبة بطريقة مختلفة.
عدم وجود رمز الاستجابة السريع QR Code
يجب تضمين رمز QR في الحالات التي تتطلبه، وعلى الأخص الفواتير الضريبية المبسطة. ولا يكفي وضع أي رمز؛ بل يجب أن يحتوي على البيانات المشفرة المطلوبة وأن يكون قابلًا للقراءة.
ومن المشكلات الشائعة:
- طباعة الرمز بحجم صغير.
- ضعف جودة الطابعة.
- قص جزء من الرمز.
- وضع خلفية تؤثر في القراءة.
- إنشاء الرمز من رابط بدل بيانات TLV.
- اختلاف الإجمالي داخل الرمز عن إجمالي الفاتورة.
- استخدام رمز المرحلة الأولى بعد دخول المنشأة المرحلة الثانية دون تحديثه.
ويجب اختبار QR على نماذج الطباعة الفعلية المستخدمة في أجهزة الكاشير، وليس على شاشة الجهاز فقط.
كتابة الإشعارات بالسالب
عند اكتشاف خطأ أو إجراء مرتجع، لا ينبغي تعديل الفاتورة الأصلية أو إصدار فاتورة مبيعات عادية بقيمة سالبة بوصفها وسيلة عامة للتصحيح.
يتم التصحيح من خلال:
- إشعار دائن عند تخفيض قيمة التوريد أو الضريبة أو رد مبلغ للعميل.
- إشعار مدين عند زيادة القيمة أو الضريبة المستحقة.
ويجب أن يشير الإشعار إلى الفاتورة الأصلية أو الفواتير المرتبطة به، وأن يحمل سبب الإصدار ونوع المستند المناسب.
الإضافات بين أرقام TLV
يجب بناء بيانات QR وفق تسلسل TLV المحدد دون إضافة فواصل نصية أو رموز أو مسافات غير محسوبة بين الحقول.
ومن الأخطاء التقنية:
- تحويل رقم Tag إلى نص بدل بايت.
- حساب طول الأحرف بدل طول مصفوفة UTF-8.
- إضافة فاصل بين الحقول.
- ترتيب Tags بصورة خاطئة.
- تحويل القيمة إلى Base64 قبل بناء سجل TLV كاملًا.
- استخدام ترميز أحرف غير صحيح.
- إدخال الأرقام العربية بطريقة لا تتطابق مع بيانات XML.
- إضافة Tag غير منصوص عليه داخل التسلسل.
ويجب أن يتولى النظام هذه العملية آليًا، أما بناء الرمز يدويًا أو عبر مولد QR عام فقد ينتج رمزًا يمكن مسحه لكنه غير متوافق تقنيًا.
الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة الإلكترونية
الفاتورة الضريبية تصف نوع المستند ومحتواه القانوني والضريبي، بينما تصف الفاتورة الإلكترونية طريقة إصدار المستند وحفظه ومعالجته.
بمعنى آخر، يمكن أن تكون الفاتورة الضريبية فاتورة إلكترونية عندما تُصدر من نظام محاسبي معتمد ومستوفي للمتطلبات.
| وجه المقارنة | الفاتورة الضريبية | الفاتورة الإلكترونية |
|---|---|---|
| المفهوم | مستند يثبت توريدًا خاضعًا ويحتوي عناصر ضريبية | فاتورة تُصدر وتُحفظ بصيغة إلكترونية منظمة |
| التركيز | المحتوى الضريبي للمعاملة | طريقة الإصدار والحفظ والتبادل |
| الأنواع | ضريبية قياسية أو مبسطة | تشمل النوعين عند إصدارهما إلكترونيًا |
| الشكل | يمكن أن تكون نسخة مقروءة للعميل | لها بيانات منظمة وملف تقني |
| النظام المستخدم | قديمًا أمكن إصدارها ورقيًا | يجب إصدارها من حل إلكتروني |
| التعديل | يخضع لقواعد الفواتير والضريبة | يُصحح إلكترونيًا بإشعار دائن أو مدين |
وبالتالي فإن إرسال صورة لفاتورة ضريبية ورقية عبر البريد لا يحولها إلى فاتورة إلكترونية بالمعنى النظامي.
كيف يساعدك النظام المحاسبي في عمل الفاتوره الالكترونية؟
يساعد النظام المحاسبي المتكامل على إصدار الفاتورة من بيانات المبيعات الفعلية، ثم تسجيل أثرها في الحسابات والمخزون والعملاء والضرائب والتقارير دون إدخال المعاملة عدة مرات.
ويمكن أن يساعد النظام في:
- تحديد نوع الفاتورة.
- إدراج بيانات المنشأة تلقائيًا.
- استدعاء بيانات العميل.
- احتساب ضريبة القيمة المضافة.
- إنشاء رقم وتسلسل الفاتورة.
- إنشاء ملف XML.
- إنشاء QR Code.
- تنفيذ الاعتماد أو الإبلاغ.
- تسجيل القيود المحاسبية.
- تحديث المخزون.
- متابعة المبالغ المحصلة والمتبقية.
- إصدار إشعارات المرتجعات.
- حفظ الفواتير.
- إظهار حالات القبول والرفض.
- إعداد تقارير المبيعات والضرائب.
وجود نظام محاسبي متكامل يمنع فصل الفوترة عن الحسابات، ويقلل احتمالات اختلاف قيمة المبيعات في برنامج الكاشير عن القيمة الظاهرة في التقارير المالية.
كما يمكن الاستفادة من برنامج التقارير الذكية لمتابعة الفواتير والمرتجعات والمبيعات والمصروفات والمؤشرات الضريبية من خلال تقارير مرتبطة بالبيانات المسجلة في النظام. وتعرض شركة أعمال رقمية البرنامج كحل لمتابعة المبيعات والقوائم المالية والمخزون والتقارير الضريبية.
يجب اختيار الحل وفق طبيعة القطاع، فالمحل يحتاج إلى نظام نقاط بيع، بينما يحتاج المطعم إلى نظام محاسبي للمطاعم والكافيهات يربط فواتير الصالة والتوصيل بالمخزون والحسابات. أما منشآت الضيافة فتحتاج إلى ربط الفوترة مع الحجوزات والمدفوعات من خلال نظام ادارة الفنادق أو حل مناسب لدورة تشغيلها.
كما يمكنك التواصل مع خبير لتحديد الحل المناسب والمخصص لمشروعك.
DIGITAL PRO برنامج محاسبي معتمد من هيئة الزكاة والدخل
DigitalPro هو نظام محاسبي ونظام نقاط بيع جاهزًا للامتثال لمتطلبات المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، مع دعم الفواتير والضرائب والمبيعات والمخزون والفروع، بصفتنا من الشركات الرائدة في الحلول البرمجية والمحاسبية المعتمد ضمن قائمة مزودي خدمات الفوترة الالكترونية
كما يجب توضيح معنى الاعتماد أو الإدراج بدقة: تؤكد الهيئة أن قائمة مزودي الحلول قائمة استرشادية تضم شركات اجتازت شروط التأهيل، لكنها لا تنقل مسؤولية الامتثال من المكلف، يحق للمنشأة استخدام أي مزود بشرط أن يكون النظام المستخدم فعليًا ملتزمًا بمتطلبات (ZATCA)
وتشمل الخصائص التي يعرضها نظام DigitalPro:
- إدارة الحسابات والمبيعات والمشتريات.
- نقاط البيع.
- إدارة المخزون.
- الفواتير الإلكترونية.
- دعم ضريبة القيمة المضافة.
- إدارة المرتجعات.
- متابعة الفروع والمستخدمين.
- تقارير المبيعات والأرباح.
- الحلول السحابية.
- حلول مخصصة للمطاعم وأنشطة التجزئة.
وقبل الاشتراك يجب تنفيذ اختبار عملي يشمل:
- إصدار فاتورة ضريبية مبسطة.
- إصدار فاتورة ضريبية لمنشأة.
- مسح رمز QR.
- تنفيذ مرتجع وإشعار دائن.
- مراجعة ملف XML.
- اختبار حالة انقطاع الاتصال.
- مراجعة تقارير الفواتير المرفوضة.
- تهيئة جهاز كاشير جديد.
- استخراج تقرير ضريبة.
- تجربة العمل بين أكثر من فرع.
يمكنك استعراض حلول شركة أعمال رقمية للبرمجيات، ثم طلب نسخة مجانية لتجربة إصدار الفواتير باستخدام سيناريوهات مشابهة لعمليات منشأتك.
اكتشف الخدمات والمنتجات، ثم احجز عرض توضيحي للتأكد من ملاءمة النظام لنوع فواتيرك وعدد الفروع وأجهزة الكاشير ومرحلة الربط المطبقة على منشأتك. ويمكنك كذلك التواصل معنا لشرح متطلبات نشاطك.
الاسئلة الشائعة عن الفاتوره الالكترونية
هل المنشآت الفردية ملزمة بالفاتورة الإلكترونية؟
نعم، المؤسسة الفردية ملزمة إذا كانت شخصًا مقيمًا خاضعًا لضريبة القيمة المضافة وداخل نطاق لائحة الفوترة الإلكترونية، لا يتوقف الالتزام على كون النشاط شركة أو مؤسسة، بل على حالته الضريبية وطبيعة المعاملات التي يُصدر عنها الفواتير.
هل جميع البرامج المحاسبية تصدر فواتير الكترونية؟
لا. قد يصدر بعض البرامج فاتورة مطبوعة أو PDF دون استيفاء متطلبات XML وQR والأمان والربط. يجب التأكد من أن البرنامج يدعم نوع الفاتورة والمرحلة المطبقة على المنشأة، وأن جميع الأجهزة والإعدادات مهيأة بصورة صحيحة.
ماهي الشركات الملزمة بالفاتورة الالكترونية؟
تلتزم المنشآت والأشخاص المقيمون الخاضعون لضريبة القيمة المضافة، إضافةً إلى الأطراف التي تصدر الفواتير نيابةً عنهم. أما المرحلة الثانية فتطبق على المنشآت التي تستهدفها الهيئة وفق المجموعات ومواعيد الإشعارات ويمكن معرفة المزيد من التفاصيل من هنا (ZATCA)
هل يتطلب وجود توقيع رقمي في الفاتورة الالكترونية؟
لا يضيف المستخدم توقيعًا مرئيًا بخط اليد على الفاتورة. في المرحلة الثانية توجد متطلبات أمنية تشمل ختم التشفير والتوقيع الإلكتروني التقني وبيانات الاعتماد بحسب نوع الفاتورة. ينشئ الحل التقني هذه العناصر آليًا بعد تهيئته، ولا ينبغي للمستخدم إنشاءها أو نقل مفاتيحها يدويًا. (ZATCA)
ما هي الإجراءات التي يجب اتباعها في حال اكتشاف خطأ بعد إصدار الفاتورة الإلكترونية؟
لا تُحذف الفاتورة أو تُعدل بعد إصدارها. يُصدر إشعار دائن أو مدين إلكتروني يرتبط بالفاتورة الأصلية ويذكر سبب التصحيح، ثم يُحفظ ويُرسل أو يُعتمد وفق نوعه والمرحلة المطبقة.
ما هي متطلبات إصدار الفاتورة الإلكترونية ؟
تشمل المتطلبات استخدام نظام متوافق، وإدراج الحقول المطلوبة، والرقم التسلسلي، والبيانات الضريبية، وتفاصيل التوريد، وQR عند انطباقه، وحفظ المستند، ومنع الحذف والتعديل، وتطبيق XML والربط ومتطلبات الأمان في المرحلة الثانية.
كيف يمكن إنشاء فاتورة الكترونية؟
تُنشأ من برنامج فوترة إلكترونية من خلال تحديد نوع الفاتورة، وإدخال بيانات العميل والأصناف والضريبة، ثم إصدارها من النظام. يتولى البرنامج إنشاء الرقم وQR وملف XML وتنفيذ الاعتماد أو الإبلاغ وفق الإعدادات.
ما هي مراحل ربط الفاتورة الالكترونية؟
تبدأ بمراجعة إشعار الهيئة، ثم تحديث النظام، والدخول إلى منصة فاتورة، وتهيئة الأجهزة باستخدام OTP، وإجراء اختبارات الامتثال، والحصول على بيانات اعتماد الإنتاج، ثم بدء اعتماد الفواتير القياسية والإبلاغ عن المبسطة.
كيف استخرج الفاتوره الإلكترونيه؟
استخدم برنامجًا متوافقًا، وأدخل بيانات المنشأة والعميل والمنتجات والضريبة، ثم راجع الفاتورة واضغط إصدار. بعد ذلك ينفذ النظام معالجة المنصة وفق النوع، ويمكن طباعة أو مشاركة النسخة المقروءة مع العميل مع حفظ الملف المنظم.
ماهو الرقم التسلسلي للفاتورة؟
هو رقم فريد ومتتابع يميز كل فاتورة أصدرها الحل التقني. لم تحدد اللائحة شكلًا واحدًا لجميع المنشآت، ويمكن وجود تسلسل مختلف لكل فرع بشرط أن تكون كل فاتورة واضحة وفريدة وأن يتبع كل تسلسل ترتيبًا منظمًا.
ما هي الشركات المعفاة من الفاتورة الإلكترونية؟
تستثني اللائحة الأشخاص الخاضعين للضريبة غير المقيمين في المملكة من نطاق الإصدار الإلكتروني الموضح. أما المنشآت المقيمة غير المسجلة أو المعاملات غير الملزمة بإصدار فاتورة ضريبية، فيجب تقييم وضعها وفق نظام ضريبة القيمة المضافة ونوع المعاملة، ولا ينبغي افتراض الإعفاء دون مراجعة حالة المنشأة.
هل الفوترة الإلكترونية إلزامية للتصدير؟
نعم، أوضحت الهيئة أن عملية التصدير تتطلب إصدار فاتورة إلكترونية وفق اللائحة، بينما لا تخضع عملية الاستيراد نفسها للائحة الفوترة الإلكترونية من جهة إصدار فاتورة سعودية عن المورد الأجنبي. ويجب اختيار تصنيف التصدير وبيانات المشتري والضريبة بصورة صحيحة داخل النظام. (ZATCA)
ختاماً:
تمثل الفاتوره الالكترونية نظامًا متكاملًا لإصدار الفواتير وحفظها وحمايتها وربطها بالحسابات والضرائب، وليست مجرد فاتورة PDF أو رمز QR. ويبدأ الامتثال بتحديد نوع الفاتورة الصحيح واستخدام حل تقني مناسب وضبط بيانات المنشأة والفروع، ثم تنفيذ متطلبات الربط عند استلام إشعار الهيئة.
اختبر برنامج فواتير إلكترونية باستخدام عمليات واقعية قبل اعتماده، وتأكد من دعمه للفواتير القياسية والمبسطة والإشعارات والمرتجعات وXML وQR وإدارة الأجهزة.
ثم احجز عرض توضيحي لمراجعة جاهزية منشأتك واختيار الحل الذي يتناسب مع نشاطها ومرحلة تطبيق الفوترة الإلكترونية عليها.
ابدأ في إدارة أعمالك بمرونة كاملة
جرب أعمال رقمية مجاناً. ابدأ في إصدار فواتيرك الإلكترونية المتوافقة مع زاتكا خلال دقائق.
- تجربة مجانية بدون بطاقة ائتمان
- دعم فني 24 ساعة
- متوافق مع زاتكا
إضافة تعليق جديد