الدورة المستندية للمخازن: شرح مبسط

تُعد الدورة المستندية للمخازن من الجوانب الأساسية في أي نظام محاسبي أو إداري يهدف إلى ضبط حركة المواد داخل المنشأة. وتهدف هذه الدورة إلى تنظيم العمليات المرتبطة باستلام وصرف وتخزين المواد والمستلزمات، بما يضمن الدقة في المعلومات وتفادي الأخطاء أو الفاقد. في هذه المقالة، سنقوم بشرح هذه الدورة بشكل مبسط لغير المحاسبين، مع توضيح أهم مراحلها وأهدافها.

 

 أولاً: تصميم دورة الوثائق والمستندات الخاصة بصرف المواد

تشكل هذه المرحلة نقطة الانطلاق لأي عملية صرف من المخازن، حيث تهدف إلى ضمان أن عملية الصرف تتم بناءً على مستندات رسمية موثقة، وأن كل حركة مواد يتم تسجيلها بدقة.

1- طلب صرف المواد
قبل صرف أي مواد من المخزن، يجب تقديم طلب صرف رسمي يحتوي على بيانات دقيقة تتعلق بالمواد المطلوبة. تشمل هذه البيانات ما يلي:

·  رقم المادة أو الصنف

·  الكمية المطلوبة

·  الجهة أو القسم الطالِب للمواد

·  الغرض من الاستخدام مثل الإنتاج أو الصيانة

·  تاريخ الطلب وتاريخ الصرف الفعلي

هذا الطلب يُعد بمثابة إذن بالصرف، ولا يتم تنفيذه إلا بعد مراجعة المخزون والتأكد من توفر الكميات المطلوبة.

2- تسجيل وتأييد المواد المصروفة
بعد إصدار إذن الصرف، يتم تسجيل الكميات المصروفة في دفتر المخازن أو عبر نظام إلكتروني مخصص. يَظهر في هذا السجل كل من:

·  اسم المادة

·  الكمية المصروفة

·  سعر الوحدة

·  الجهة المستفيدة

·  توقيع المستلم

كما يتم توثيق هذه المعلومات في كشوفات معتمدة لتكون مرجعًا في نهاية الفترة المحاسبية، ولتستخدم في تقييم تكلفة الإنتاج أو مراقبة المخزون.

 ثانيًا: طرق تسعير المواد المصروفة

تسعير المواد المصروفة من المخازن يُعد خطوة محاسبية بالغة الأهمية، حيث تُستخدم الأسعار في حساب تكلفة الإنتاج أو الخدمة المقدمة. وهناك طريقتان أساسيتان للتسعير: التسعير المعياري والتسعير الفعلي، والأكثر شيوعًا هو الأخير. ومن أشهر طرق التسعير الفعلي:

1- طريقة الوارد أولاً منصرف أولاً FIFO
تعني هذه الطريقة أن أول الكميات التي دخلت إلى المخازن هي أول ما يُصرف منها. وتُستخدم أسعار هذه الكميات لتسعير المواد المصروفة. من مزايا هذه الطريقة:

·  تعكس أسعار الشراء الأقدم

·  مناسبة في حالة انخفاض الأسعار

لكن من عيوبها أنها قد تؤدي إلى تضخيم الأرباح خلال فترات ارتفاع الأسعار، مما يعطي صورة غير دقيقة عن الواقع المالي.

2- طريقة الوارد أخيراً منصرف أولاً LIFO
تقوم هذه الطريقة على فرضية أن آخر الكميات التي دخلت المخزن هي أول ما يُصرف. وبالتالي، تُستخدم الأسعار الأحدث في تسعير المواد المصروفة. وتُستخدم هذه الطريقة غالبًا في حال وجود تقلبات تصاعدية في الأسعار، لأنها تقلل من الأرباح الدفترية وتزيد من تكلفة المبيعات، ما قد يقلل العبء الضريبي.
لكن هذه الطريقة قد لا تعكس الواقع الفعلي للمخزون المتبقي. 

3- طريقة متوسط التكلفة
تعتمد هذه الطريقة على حساب متوسط سعر الوحدة لجميع الكميات المتوفرة في المخزن، سواء القديمة أو الحديثة. ويتم استخدام هذا المتوسط في تسعير المواد المصروفة. يُعاد حساب المتوسط بعد كل عملية توريد جديدة. من مميزات هذه الطريقة:

·  تبسيط العمليات المحاسبية

·  تجنب التفاوت الحاد في الأسعار

لكن من سلبياتها أنها لا تعكس بالضرورة القيمة السوقية الحالية. 

ثالثًا: مراجعة المواد المرتجعة والتالفة وفروق الجرد
في الواقع العملي، من الطبيعي أن تحدث بعض الاختلافات بين السجلات الفعلية للمخزون والكميات المتاحة فعليًا في المخازن، سواء بسبب التقدير الخاطئ، التلف، أو المرتجعات. لذلك، توجد آلية محددة لمعالجة هذه الحالات.

1- معالجة المواد المرتجعة إلى المخازن
في بعض الأحيان، قد لا يتم استخدام المواد المصروفة بالكامل، فيتم إرجاع الفائض منها إلى المخزن. في هذه الحالة:

·  تُسجل المواد المرتجعة كأنها مواد واردة جديدة

·  تُسعر بنفس سعر الصرف الأصلي

·  يتم إصدار مستند رسمي بالمرتجعات وتسجيله في الدفاتر

هذا الإجراء يساهم في الحفاظ على دقة رصيد المخزون وتقليل الهدر.

2-  معالجة المواد التالفة وفروق الجرد
قد تتعرض بعض المواد للتلف نتيجة سوء التخزين أو انتهاء الصلاحية أو لأسباب أخرى. كما قد تظهر فروقات في الجرد الدوري. في هذه الحالة يتم التعامل كالتالي:

·  المواد التالفة تُسعر وفقًا لسعر صرفها، وتُسجل كخسارة أو هدر.

·  إذا ظهر نقص في الجرد، يُعالج على أنه فاقد ويُسجل كتكلفة.

·  أما إذا ظهر زائد في الجرد، فيُعامل كأنه توريد جديد ويُسعر بأحدث أسعار الشراء.

توثيق هذه العمليات ضروري لأغراض الرقابة والمحاسبة، وتفادي تكرار الأخطاء. 

أهمية الدورة المستندية للمخازن
تلعب الدورة المستندية للمخازن دورًا حيويًا في:

·  ضمان سلامة حركة المواد داخل المؤسسة

·  الحد من الفاقد أو الهدر في المواد

·  توفير بيانات دقيقة لتحديد تكلفة الإنتاج

·  دعم القرارات الإدارية المتعلقة بالمشتريات والمخزون

·  تسهيل عمليات الجرد والمراجعة المالية

الدورة المستندية للمخازن ليست مجرد إجراء روتيني بل هي أداة تنظيمية فعالة تضمن دقة العمليات المتعلقة بالمخزون. ومن خلال تصميم مستندات دقيقة، وتطبيق طرق تسعير ملائمة، ومعالجة الفروقات والمرتجعات بشكل منهجي، يمكن للمؤسسات تقليل الفاقد، وتحسين الرقابة الداخلية، وتعزيز الكفاءة التشغيلية.