المخزون في المنشآت التجارية: دليل شامل لغير المحاسبين

المخزون في المنشآت التجارية: دليل شامل لغير المحاسبين

يُعد المخزون من العناصر الحيوية في أي منشأة تجارية، حيث يمثل السلع والبضائع التي تمتلكها المنشأة بغرض البيع أو الاستخدام في العمليات الإنتاجية. تتطلب إدارة المخزون فهماً دقيقاً لمكوناته، وأساليب تقييمه، وتأثيره على الأداء المالي للمنشأة. في هذا المقال، سنستعرض بشكل مبسط وشامل كل ما يتعلق بالمخزون في المنشآت التجارية، موجهين حديثنا لغير المتخصصين في المحاسبة.

ما هو المخزون؟
المخزون هو مجموعة السلع والمواد التي تحتفظ بها المنشأة لغرض البيع أو الاستخدام في الإنتاج. يشمل المخزون:

·  المواد الخام: المواد الأولية التي تُستخدم في عملية التصنيع.

·  المواد نصف المصنعة: السلع التي لم تكتمل صناعتها بعد.

·  المنتجات الجاهزة: السلع التامة الصنع الجاهزة للبيع.

·  البضائع المشتراة لإعادة البيع: السلع الجاهزة التي تم شراؤها لإعادة بيعها دون تعديل.

مكونات المخزون
يتكون المخزون في المنشآت التجارية من العناصر التالية:

·  البضاعة الموجودة في مخازن المنشأة: سواء كانت في المخازن الرئيسية أو الفرعية.

·  البضاعة المملوكة للمنشأة والموجودة لدى وكلائها: الذين يتولون بيع البضاعة مقابل عمولة.

·  البضاعة التي في الطريق: البضاعة التي اشترتها المنشأة ولم تصل بعد إلى المخازن.

·  البضاعة المملوكة للمنشأة والموجودة في مخازن الدائنين: كمقدمة كضمان لدين أو قرض.

العناصر المستبعدة من المخزون
تُستبعد بعض العناصر من المخزون عند تقييمه، وتشمل:

·  البضاعة المباعة ولم يتسلمها أصحابها بعد: ليست ملكاً للمنشأة من الناحية القانونية.

·  بضاعة الأمانة: التي تصل المنشأة كوكلاء بالعمولة وليست مملوكة لها.

·  البضاعة التي لم يتم فحصها واستلامها بعد: رغم وجودها في المخازن.

·  البضاعة الموجودة لدى المنشأة كرهن لدين أو قرض: قدّمته المنشأة للغير.

أهمية تقييم المخزون
تقييم المخزون له أهمية كبيرة في العمليات المالية والمحاسبية للمنشأة، حيث يساعد في:

·  متابعة التكاليف: تحديد تكلفة شراء البضاعة ومصاريفها.

·  إجراءات التخليص الجمركي: معرفة التكاليف المرتبطة بالبضاعة المستوردة.

·  إعداد القوائم المالية: مثل قائمة الدخل وقائمة المركز المالي.

·  مراقبة شحن البضاعة: من الموردين إلى المخازن.

·  تحديد الحالة المالية للمنشأة: من خلال الأرباح والخسائر والمصروفات.

طرق جرد المخزون
تُستخدم طريقتان رئيسيتان لجرد المخزون:

·  الجرد الدوري: يتم تحديث قيمة المخزون في نهاية فترة زمنية محددة، مثل نهاية الشهر أو السنة.

·  الجرد المستمر: يتم تحديث قيمة المخزون بشكل لحظي مع كل عملية بيع أو شراء.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن إجراء جرد مفاجئ للتحقق من دقة السجلات وكشف أي تلاعب أو سرقة.

أسس تقييم المخزون
تعتمد المنشآت على أسس معينة لتقييم المخزون، منها:

·  أساس التكلفة: تقييم المخزون بسعر الشراء مضافاً إليه التكاليف المرتبطة مثل الرسوم الجمركية ومصاريف النقل.

·  أساس التكلفة أو السوق أيهما أقل: تقييم المخزون بأقل من سعر التكلفة أو السوق، تطبيقاً لمبدأ الحيطة والحذر.

طرق تقييم المخزون

توجد عدة طرق لتقييم المخزون، منها:

·  طريقة الوارد أولاً صادر أولاً (FIFO): تفترض أن أول السلع التي تم شراؤها هي أول السلع التي تم بيعها.

·  طريقة الوارد أخيراً صادر أولاً (LIFO): تفترض أن آخر السلع التي تم شراؤها هي أول السلع التي تم بيعها.

·  طريقة المتوسط المرجح (WAC): تحسب متوسط تكلفة جميع السلع في المخزون وتطبقها على السلع المتاحة.

·  طريقة التحديد المحدد: تُستخدم عندما يمكن تحديد تكلفة كل وحدة على حدة، مثل السيارات أو المجوهرات.

تأثير تقييم المخزون على الأرباح
يؤثر تقييم المخزون على الأرباح المعلنة للمنشأة. على سبيل المثال، استخدام طريقة FIFO في بيئة تضخم يؤدي إلى تسجيل أرباح أعلى مقارنة باستخدام LIFO. لذلك، يجب اختيار طريقة تقييم المخزون المناسبة لطبيعة النشاط التجاري والبيئة الاقتصادية.

 تحسين إدارة المخزون
لتحسين إدارة المخزون في المنشآت التجارية، يمكن اتباع الخطوات التالية:

·  استخدام أنظمة إدارة المخزون الإلكترونية: تساعد هذه الأنظمة في تتبع المخزون بدقة، وتحديث السجلات بشكل فوري، مما يقلل من الأخطاء ويزيد من الكفاءة.

·  تحديد مستويات المخزون الآمنة: وضع حد أدنى للمخزون لضمان تلبية الطلبات دون حدوث نقص أو فائض، مما يساعد في تقليل التكاليف وتحسين رضا العملاء.

·  تحسين التخزين والتنظيم: تنظيم المخازن بشكل يضمن سهولة الوصول إلى المنتجات، واستخدام تقنيات مثل FIFO (الوارد أولاً يصرف أولاً) أو LIFO (الوارد أخيراً يصرف أولاً) لتحسين تدفق المخزون.

·  التخطيط الجيد وتحديد الاحتياجات: تحليل البيانات التاريخية لتوقع الطلب المستقبلي وتحديد الكميات المناسبة من المخزون، مما يقلل من الفاقد ويزيد من الكفاءة.

·  التدريب وتطوير الموظفين: توفير برامج تدريبية للموظفين على أفضل ممارسات إدارة المخازن واستخدام التكنولوجيا الحديثة، مما يعزز من كفاءة العمل ويقلل من الأخطاء.

·  المراقبة والتقييم المستمر: إجراء عمليات تدقيق دورية للمخزون للتأكد من دقة السجلات وتحديد أي اختلافات، وتقييم أداء إدارة المخازن بانتظام لتحديد مجالات التحسين.

·  استخدام التكنولوجيا الحديثة: مثل أنظمة الباركود وRFID لتسهيل عملية التتبع والتحديث الفوري للمخزون، مما يقلل من الأخطاء ويزيد من الكفاءة.

·  التعاون مع الموردين: تحسين تخطيط المخزون من خلال التعاون مع الموردين وتبادل المعلومات حول الطلب والتوقعات، مما يساعد في ضبط مستويات المخزون وتوفير المواد في الوقت المناسب.

·  تحليل المخازن: فهم الأنماط وتحسين العمليات من خلال تحليل بيانات المخزون، مما يساعد في اتخاذ قرارات أفضل وتحسين الكفاءة العامة.

·  تبني الأنظمة الأوتوماتيكية والروبوتية: لتحسين الدقة وتقليل الأخطاء، والاستفادة من البرمجيات المتقدمة لتحليل البيانات والتنبؤ بالطلب لتجنب النقص أو التخمة في المخزون.

باتباع هذه الخطوات، يمكن للمنشآت التجارية تحسين إدارة المخزون، مما يؤدي إلى تقليل التكاليف، وزيادة الكفاءة، وتحسين رضا العملاء.