الفاتورة الإلكترونية في مرحلتها الثانية: دليل شامل للشركات الصغيرة والمتوسطة
        منذ انطلاق تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في 1 يناير 2021، كان الهدف الرئيسي هو تسهيل عملية إصدار الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة بين البائع والمشتري بشكل إلكتروني، مما يساعد في تحسين الامتثال الضريبي وتعزيز الشفافية المالية. إذا كنت صاحب شركة أو تعمل في مجال المحاسبة، فهذا الدليل سيساعدك على فهم متطلبات الفاتورة الإلكترونية في مرحلتها الثانية والاستعداد لها.

ما هي المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية؟
تُعرف المرحلة الثانية باسم "مرحلة الربط والتكامل"، حيث يتم ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمنشآت بمنصة "فاتورة" التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. تُطبق هذه المرحلة على المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة عن 70 مليون ريال سعودي خلال عامي 2021 أو 2022، وقد بدأ تطبيقها تدريجيًا منذ يناير 2023 وصولًا إلى الشركات الصغيرة والمتوسطة في يناير 2024.

متطلبات إصدار الفواتير الإلكترونية
لضمان توافق الشركات مع المرحلة الثانية، يجب الالتزام بالمتطلبات التالية:

  • استخدام نظام فوترة إلكتروني متصل بمنصة "فاتورة".
  • إعداد الفواتير بصيغ معتمدة مثل XML أو PDF/A-3.
  • التأكد من أن نظام الفوترة مرتبط بالإنترنت لضمان التحديثات الدورية والمزامنة مع الهيئة.
  • تضمين جميع الحقول الإضافية المطلوبة لضمان الامتثال الكامل للأنظمة.

تطبيق الفاتورة الإلكترونية على الشركات الصغيرة والمتوسطة
منذ يناير 2024، أصبح تطبيق الفاتورة الإلكترونية إلزاميًا على الشركات التي تجاوزت إيراداتها 70 مليون ريال في 2021 أو 2022. وسيتم التوسع تدريجيًا ليشمل كافة المنشآت وفق خطة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، حيث تُحدد المنشآت المشمولة عبر مجموعات يتم إخطارها قبل ستة أشهر من موعد التطبيق.

المجموعة الثامنة عشرة من مرحلة "الربط والتكامل"
أعلنت الهيئة أن المجموعة الثامنة عشرة تشمل المنشآت التي تجاوزت إيراداتها 2 مليون ريال خلال 2022 أو 2023. وسيتم إشعار هذه المنشآت استعدادًا لعملية الربط قبل 31 أغسطس 2025.

متطلبات التوقيع الرقمي وأهمية الربط المباشر
أصبح التوقيع الرقمي عنصرًا أساسيًا في المرحلة الثانية، حيث يضمن مصداقية الفواتير وسلامتها، ويمنع التلاعب بها بعد إصدارها. كما يُشترط إرسال الفواتير إلى منصة الهيئة خلال 24 ساعة من وقت الإصدار، ليتم التحقق منها والموافقة عليها.

العقوبات على الشركات غير الملتزمة
تفرض الهيئة عقوبات على الشركات التي لا تلتزم بالمرحلة الثانية، وتشمل:

  • غرامة 5000 ريال لعدم إصدار الفواتير إلكترونيًا.
  • غرامة 5000 ريال لعدم حفظ الفواتير إلكترونيًا.
  • غرامات على عدم تضمين رمز الاستجابة السريعة (QR Code) في الفواتير.
  • غرامة 10,000 ريال على حذف أو تعديل الفواتير الإلكترونية بعد إصدارها.
  • غرامات تصل إلى 50,000 ريال على المخالفات المتكررة.

 

مكونات الفاتورة الإلكترونية
الفاتورة الضريبية المبسطة
تتضمن:

  • عنوان الفاتورة (فاتورة ضريبية مبسطة)
  • وقت وتاريخ الإصدار
  • رقم تسلسلي
  • معلومات البائع والمشتري
  • رمز QR Code
  • عنوان المتجر
  • رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة
  • إجمالي المبلغ شامل الضريبة

الفاتورة الضريبية الشاملة
تتضمن:

  • عنوان الفاتورة (فاتورة ضريبية)
  • وقت وتاريخ الإصدار
  • رقم تسلسلي
  • معلومات البائع والمشتري
  • رمز QR Code
  • رقم السجل التجاري للمورد
  • إجمالي المبلغ قبل وبعد الضريبة
  • سبب إصدار الإشعارات الدائنة (للإرجاع)

معايير اختيار نظام الفوترة الإلكتروني
لضمان الالتزام بالمرحلة الثانية، يجب أن يتمتع نظام الفوترة الإلكتروني بالمميزات التالية:

  1. الامتثال للوائح هيئة الزكاة لضمان التخزين والحماية الأمنية للبيانات.
  2. إمكانية تخصيص الفواتير من حيث الشكل والتصميم.
  3. مواكبة التحديثات التي تصدرها الهيئة بشكل دوري.
  4. إمكانية إرسال الإقرارات الضريبية تلقائيًا.
  5. سهولة الاستخدام والدعم الفني الفوري.
  6. دعم خيارات الدفع المتعددة لتناسب العملاء.
  7. إرسال الفواتير تلقائيًا إلى هيئة الزكاة.
  8. توفير تقارير تفصيلية عن المبيعات والمخزون والضرائب.

خطوات الامتثال للمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية
لضمان التوافق مع المتطلبات، ينبغي على الشركات:

  1. تحديث أو تركيب نظام فوترة متوافق.
  2. ربط النظام الإلكتروني مع منصة فاتورة.
  3. التأكد من جاهزية الموظفين للتعامل مع الفواتير الإلكترونية.
  4. إجراء تجارب لإصدار الفواتير الإلكترونية والتأكد من صحتها قبل الموعد الإلزامي.

آلية عمل الفاتورة الإلكترونية للفواتير الضريبية المبسطة
يقوم البائع بإصدار الفاتورة الإلكترونية متضمنة كافة العناصر المطلوبة.

  1. يتم تسليم الفاتورة إلى المشتري إلكترونيًا أو ورقيًا.
  2. يحفظ البائع الفاتورة إلكترونيًا في نظامه.
  3. يتم مشاركة الفاتورة مع الهيئة خلال 24 ساعة بطريقة آلية عبر النظام التقني المتكامل مع "فاتورة".

الاستعداد الكامل للمرحلة الثانية
لضمان الامتثال والجاهزية:

  • زيارة صفحة الفوترة الإلكترونية عبر موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
  • تركيب أو تحديث نظام الفوترة ليتوافق مع المرحلة الثانية.
  • تدريب الموظفين على التعامل مع الفواتير الإلكترونية.
  • التأكد من توفر جميع عناصر الفاتورة الإلكترونية قبل الموعد الإلزامي.

 

المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية تمثل نقلة نوعية في التحول الرقمي بالمملكة، وهي تهدف إلى تعزيز الامتثال الضريبي، والشفافية، وتحسين العمليات التجارية. من الضروري أن تستعد جميع الشركات للامتثال لهذه المتطلبات لضمان تجنب الغرامات والاستفادة من فوائد التحول الإلكتروني. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة، وكما اننا في شركة اعمال رقمية للبرمجيات والحلول الذكية نقدم  لكم برنامج"ديجيتال برو"  المحاسبي الذي يوفر لك جميع الأدوات اللازمة للربط والتكامل مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بسهولة.